Organizacja imprezy masowej podlega ścisłym wytycznym, których należy się trzymać, by uniknąć potencjalnych problemów natury prawnej. Wymagania stawiane organizatorom sprawiają, że do przeprowadzenia jej zgodnie z zasadami bezpieczeństwa niezbędne jest odpowiednie przygotowanie. Podstawą jest oczywiście posiadanie zgody, którą wydaje wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy ze względu na miejsce organizacji eventu. Formalny wniosek należy złożyć w urzędzie 30 dni przed planowanym terminem imprezy, a od momentu uzyskania zezwolenia można zacząć planować ją w szczegółach, gdyż to organizator odpowiada za bezpieczeństwo imprezy masowej w miejscu i czasie jej trwania. Właśnie z tego powodu ma mnóstwo obowiązków i uzyskane zezwolenie to tak naprawdę dopiero początek złożonego procesu przygotowań. Jak wygląda organizacja imprezy masowej krok po kroku i o jakich istotnych sprawach nie można zapominać?
Od czego zacząć planowanie organizacji imprezy masowej ?
Z definicji prawnej impreza masowa to wydarzenie sportowe, artystyczne lub rozrywkowe, w którym bierze udział duża, określona ustawowo, liczba osób, czyli przynajmniej 1000 osób na otwartej przestrzeni, a w budynkach – 300. Dokładne ramy określające minimalną liczbę osób dla imprezy masowej wynoszą:
- 1000 osób na otwartej przestrzeni
- 500 osób w budynkach, obiektach sportowych – w przypadku imprez artystyczno-rozrywkowych
- 300 osób w budynkach, obiektach sportowych – w przypadku imprez sportowych
- 200 osób w budynkach, obiektach sportowych – w przypadku imprez sportowych podwyższonego ryzyka, na przykład niektórych meczów piłkarskich.
Zasady organizacji imprez masowych zostały ustalone po to, by usystematyzować sprawy związane z bezpieczeństwem wszystkich zgromadzonych, również na wypadek sytuacji wyjątkowych. Dobrze jest zaznajomić się z treścią aktów prawnych, które regulują zasady organizacji imprez masowych, by mieć świadomość, w jakich przypadkach organizator imprezy masowej ponosi odpowiedzialność karną. Niepomijalną kwestią jest zapewnienie udziału w imprezie służbom porządkowym, informacyjnym oraz kierującemu tymi służbami kierownikowi do spraw bezpieczeństwa, a także swobodnego dostępu do sprzętu ratowniczego i gaśniczego.
Zasady organizacji imprez masowych
Gdy planowana jest impreza masowa, organizacja takiego wydarzenia wymaga uzyskania opinii o wymaganym zabezpieczeniu, w tym także o zastrzeżeniach co do stanu technicznego obiektu lub terenu oraz o możliwych zagrożeniach. Stosowne opinie wydawane są przez służby – komendanta policji, komendanta Państwowej Straży Pożarnej, inspektora sanitarnego oraz pogotowie ratunkowe, odpowiednie ze względu na miejsce organizacji imprezy. Należy przy tym mieć na uwadze, że w trakcie trwania wydarzenia może nastąpić kontrola zgodności przebiegu imprezy z warunkami wydanymi w zezwoleniu. Wówczas w przypadku stwierdzenia niespełnienia przez organizatora imprezy masowej tychże warunków, upraw
Jeśli podczas imprezy przewidywana jest sprzedaż lub spożywanie alkoholu, to taka informacja musi być dołączona do wniosku. Napoje alkoholowe są zakazane tylko na imprezach o podwyższonym ryzyku, a poza tym wyjątkiem są dozwolone napoje zawierające do 3,5% alkoholu.
Zarządzanie ryzykiem i bezpieczeństwem na imprezie masowej
Dla imprezy masowej należy koniecznie sporządzić regulamin, jakiego będą musieli przestrzegać uczestnicy, a zgromadzona publiczność powinna być poinformowana o zasadach, które dotyczą obiektu lub terenu, na którym odbywa się dane wydarzenie. Również harmonogram udostępnienia go uczestnikom imprezy masowej jest wymagany, gdy regulamin przewiduje zmienną liczbę osób w czasie jej trwania, podobnie, jak harmonogram opuszczania obiektu. Taki wymóg dotyczy na przykład festiwali, gdzie publiczność może przybywać i wychodzić w różnych porach trwania widowiska. Organizatorzy muszą również zadbać o zgodne z przepisami zaplecze higieniczno-sanitarne, śmietniki, toalety oraz wytyczyć drogi ewakuacyjne i drogi dla służb porządkowych. Pomoc medyczna czy też sprzęt na wypadek pożaru, jak również wydzielone pomieszczenia dla służb nadzorujących imprezę pod kątem bezpieczeństwa są oczywistością i nie może ich zabraknąć podczas planowania schematu imprezy masowej.
Nie można przy tym zapomnieć, że opinie wydawane przez poszczególne organy porządkowe i służby mają ograniczoną do sześciu miesięcy ważność. Stąd też przygotowania formalne do imprezy masowej należy zacząć z odpowiednim wyprzedzeniem, aby móc odpowiednio zareagować w przypadku pojawiających się problemów z wydaniem zezwolenia, zastrzeżeń do stanu technicznego obiektu lub terenu, ale też nie nazbyt wcześnie, by wydane decyzje nie straciły swej ważności. Za niedopilnowanie bądź złamanie warunków, organizację niezgodnie z warunkami określonymi w zezwoleniu albo przeprowadzanie imprezy masowej wbrew wydanemu zakazowi przewidziana jest kara grzywny, a nawet kary ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 8 lat.
Logistyka na miejscu – zarządzanie transportem, parkingiem i dostępnością
Jak zorganizować imprezę masową, by została sprawnie przeprowadzona od początku do końca, a przed wszystkim umożliwiała swobodne przemieszczanie się ludzi oraz nie przysparzała konfliktowych sytuacji? Kontrole Najwyższej Izby Kontroli, wskazujące główne nieprawidłowości w zakresie organizacji i zabezpieczenia imprez, pomagają zrozumieć istotę i złożoność całej logistyki związanej z tak dużym przedsięwzięciem. Organizacja imprezy masowej z pewnością wymaga dużego zaangażowania, dyscypliny, zapasu czasu i oczywiście odpowiedniego budżetu. Współpraca z doświadczonymi operatorami obiektów znacząco ułatwia wiele zagadnień, na przykład w kwestii dostępności miejsc parkingowych czy związanych z organizacją ścieżek ewakuacyjnych. Impreza masowa w miejscu takim, jak Stadion Miejski w Białymstoku, jest doskonałym pomysłem z racji tego, że jest to obiekt świetnie przygotowany, by ludzie mogli nie tylko bezpiecznie, ale także komfortowo uczestniczyć w evencie, na którym spodziewana lub planowana jest liczna widownia. Ścisła kooperacja na każdym etapie oraz poparte doświadczeniem wzajemne zrozumienie potrzeb i wymagań pozwolą na uniknięcie wpadek wizerunkowych, jak również poważnych konsekwencji prawnych.
Jak przygotować kontrolę wejść?
Układ wejść powinien umożliwiać szybkie sprawdzanie biletów i kierowanie publiczności do właściwych sektorów. Organizując imprezę masową, warto oszacować, w jakich godzinach pojawi się najwięcej gości i odpowiednio rozmieścić obsługę. Osobne przejścia mogą być potrzebne dla uczestników, wykonawców, pracowników technicznych, mediów oraz zaproszonych gości. Czytelne oznaczenia i wcześniejsze otwarcie bram pomagają ograniczyć kolejki.
Komunikacja z uczestnikami przed wydarzeniem
Publiczność powinna wcześniej otrzymać informacje o godzinach otwarcia bram, dojeździe, parkingach, dostępnych wejściach i przedmiotach, których nie można wnosić na teren. Jeżeli impreza masowa obejmuje kilka sektorów, komunikaty powinny pomagać uczestnikom wybrać właściwą trasę. Warto również podać zasady udziału osób małoletnich, dostępne udogodnienia oraz sposób przekazywania informacji o ewentualnych zmianach programu.
Jak zadbać o doświadczenie uczestników?
Odbiór wydarzenia zależy nie tylko od głównego programu. Znaczenie mają także punkty informacyjne, czytelny plan obiektu, miejsca odpoczynku oraz łatwy dostęp do gastronomii. Rozbudowany festiwal w Białymstoku może obejmować wiele atrakcji odbywających się jednocześnie, dlatego program powinien ułatwiać publiczności planowanie udziału. Dobrze przygotowana impreza masowa pozwala gościom sprawnie odnajdywać interesujące strefy bez konieczności ciągłego szukania pomocy obsługi.
Jak promować wydarzenie masowe?
Promocję warto rozpocząć odpowiednio wcześnie i dostosować ją do grupy odbiorców. Profesjonalna reklama w Białymstoku może zwiększyć lokalną widoczność wydarzenia oraz pomóc dotrzeć do osób zainteresowanych jego tematyką. Komunikaty promujące imprezę masową powinny przedstawiać termin, miejsce, program i najważniejsze zasady uczestnictwa. Wszystkie publikowane informacje muszą pozostawać zgodne z aktualnym harmonogramem.
Plan komunikacji na wypadek nieprzewidzianej sytuacji
Organizator powinien wcześniej ustalić, kto podejmuje decyzję o opóźnieniu, przerwaniu albo zmianie programu oraz kto przekazuje ją publiczności. Każda impreza masowa potrzebuje spójnego systemu komunikacji obejmującego prowadzącego, obsługę informacyjną, media społecznościowe i ekrany znajdujące się na terenie obiektu. Przygotowane wcześniej wzory komunikatów pozwalają szybciej reagować i ograniczają ryzyko przekazywania sprzecznych informacji.
Co należy zrobić po zakończeniu wydarzenia?
Po opuszczeniu obiektu przez publiczność warto zebrać raporty od obsługi wejść, pracowników informacyjnych, techników i koordynatorów poszczególnych stref. Analiza kolejek, opóźnień, pytań uczestników i zgłoszonych problemów pozwala ocenić, czy impreza masowa przebiegła zgodnie z założeniami. Zebrane wnioski pomagają poprawić organizację kolejnych wydarzeń, usprawnić komunikację i lepiej zaplanować pracę zespołu.
Podsumowanie
Sprawna impreza masowa wymaga skutecznej kontroli wejść, przejrzystej komunikacji i dbałości o doświadczenie uczestników. Ważne są zarówno informacje przekazywane przed wydarzeniem, jak i sposób reagowania na zmiany podczas jego trwania. Analiza przeprowadzonej imprezy pozwala natomiast wyciągnąć praktyczne wnioski oraz stopniowo poprawiać jakość kolejnych realizacji.
Zapraszamy do sprawdzenia naszej oferty biznesowej i oferty publicznej. Sprawdźcie jakie imprezy można zorganizować na Stadionie Miejskim w Białymstoku!
