Organizacja konferencji wiąże się z koniecznością podjęcia wielu ważnych decyzji. Opracowując plan wydarzenia, należy odpowiedzieć między innymi na pytania o to, ilu gości zaprosić, gdzie zorganizować konferencję oraz jakie działania marketingowe wykorzystać. Jeśli chodzi o wybór odpowiedniej sali konferencyjnej, jednym z podstawowych kryteriów, które trzeba wziąć pod uwagę, jest szacowana liczba uczestników. W jaki sposób można określić potrzebną powierzchnię?
Ile m2 potrzebuje uczestnik konferencji?
Podczas konferencji istotne jest to, by zagwarantować każdej z osób biorących udział w wydarzeniu swobodną przestrzeń osobistą i jednocześnie poczucie integracji z grupą. Według standardów Unii Europejskiej uczestnik konferencji powinien mieć do dyspozycji 2 m2. W praktyce jednak dla odczuwania komfortu w zupełności wystarczy 1,11 m2, jeśli więc impreza nie wymaga stosowania się do unijnych wytycznych, wyznaczoną normami przestrzeń można nieco zmniejszyć. Jeżeli szukasz sali konferencyjnej w Białymstoku, zapraszamy do kontaktu. Wśród dostępnych w naszym obiekcie pomieszczeń z pewnością znajdziesz salę o odpowiednim metrażu.
Jak zaplanować układ krzeseł?
Doświadczenie w organizowaniu konferencji pozwala nam stwierdzić, że swoboda uczestników w dużej mierze zależy od ustawienia krzeseł. W przypadku klasycznego układu teatralnego na 100 osób wystarcza 111 m2, natomiast przy układzie szkolnym 100 osób potrzebuje 171 m2. Z kolei podkowa dla tej samej liczby uczestników zajmuje 250 m2, a konfiguracja bankietowa – aż 300 m2. Podczas planowania przestrzeni sali konferencyjnej należy również wziąć pod uwagę miejsce wystąpień prelegentów, potrzebny sprzęt multimedialny, a także nieodzowny bufet kawowy. W razie potrzeby służymy pomocą w doborze odpowiedniej konfiguracji.
